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Sobre la Firma

Baker McKenzie es el primer despacho internacional en implantarse en España con la apertura de la oficina de Madrid en 1965 y la de Barcelona en 1988. Hoy son más de 13.000 profesionales en 77 oficinas en todo el mundo los que formamos parte de una gran comunidad colaborativa integrada por más de 60 nacionalidades y comprometidos con el desarrollo profesional de cada una de las personas que formamos parte de Baker McKenzie.

En Baker & McKenzie, somos diferentes en la forma de pensar, trabajar y comportarnos. Como ninguna otra firma y como pocas empresas. Podemos ofrecerte no solo el compromiso con la excelencia que se espera de una firma de primera línea como nosotros, también poder trabajar en una firma apasionadamente global y genuinamente colaborativa.

Somos los nuevos abogados.

Descripción del puesto

Baker McKenzie Madrid busca un/a Senior Office Manager de incorporación inmediata. Se trata de una posición de enorme importancia dado que de el/ella dependerá tanto el buen funcionamiento interno de la oficina, como la alta atención en el servicio al cliente.
El candidato/a ideal debe de contar con al menor 7 años de experiencia en un puesto similar dentro de una empresa líder en su sector. Valoramos especialmente haber desarrollado parte de la carrera profesional en una empresa de sector servicios: consultoría estratégica, banca de inversión, despacho de abogados.

La persona deberá contar con experiencia en los siguientes temas:

Facilities/Office:

  • Control del mantenimiento y limpieza de la oficina.
  • Supervisión del personal de limpieza y los suministros de esta área.
  • Gestión y control de proveedores externos: compra de material y supervisión en la contratación de suministros y/o servicios.
  • Control y revisión de presupuestos y facturas. Revisión y negociación de contratos.
  • Comunicación constante con la propiedad del edificio: incidencias, control de gastos, reuniones.
  • Control, asignación y mantenimiento de los sitios habilitados en la oficina para el trabajo así como de las taquillas y plazas de parking.

Servicio al cliente:

  • Coordinar y gestionar el equipo de atención al cliente (recepción/centralita y atención a salas) además de su supervisión y formación. Actualmente el equipo de recepcionistas y atención a salas es en torno a 8-10 personas.
  • Coordinación de ordenanzas.
  • Organizar y coordinar al equipo de Servicios Generales.
  • Poner en marcha cualquier política o procedimiento para dar la mejor imagen a empleados y clientes.

Eventos:

  • Puesta en marcha y control de procedimientos relacionados con la gestión de reuniones o con la organización de eventos.
  • Propuesta y control de servicios de catering.
  • Contacto con hoteles o restaurantes.
  • Organización de eventos internos y externos. EL Office Manager se encargará directamente de la organización de grandes eventos a clientes como eventos internos de empleados (Fiesta de verano, cena de Navidad…)
  • Apoyo a los equipos de secretarias en eventos.
  • Ser punto de contacto para otras oficinas de Baker McKenzie para la puesta en marcha de eventos en la oficina de Madrid.

Apoyo a Secretarias:

  • Creación y supervisión de procedimientos internos para la gestión de reuniones y de eventos.
  • Gestión del calendario de guardias de secretarias.

Cumplimiento de las políticas de la firma:

  • Tales como B-Green, WellBeing…

Requisitos

Para poder participar en el proceso de selección, deberás además contar con los siguientes requisitos:

  • Grado o Licenciatura cursada bien en España o extranjero
  • Conocimientos de protocolo
  • Experiencia en la organización de eventos internos de empleados y externos con clientes
  • Sólida trayectoria profesional
  • Además, el/la candidato/a deberá contar con las siguientes habilidades:
    • capacidad de organización y planificación,
    • capacidad para coordinar equipos,
    • atención al detalle,
    • capacidad de anticipación,
    • buena atención al cliente interno y externo,
    • empatía e inteligencia emocional,
    • seguridad y confianza,
    • flexibilidad, proactividad y capacidad de resolución.
  • Buen nivel de inglés escrito y hablado

Cómo presentar tu candidatura

Si quieres participar en el Proceso de selección para la vacante de Office Manager, por favor haz clic en el link "Apply" para completar un breve formulario en el que tendrás que adjuntar copia de tu CV.

Una vez que hayamos revisado tu solicitud, nos pondremos en contacto contigo.

Para más información sobre este proceso de selección, puedes ponerte en contacto con Victoria de la Calle, Responsable de Reclutamiento y Selección en Victoria.delacalle@bakermckenzie.com

Nuestro compromiso con la diversidad y la inclusión

Baker McKenzie está comprometido a proporcionar una cultura diversa e inclusiva para todos sus empleados, con igualdad de oportunidades para que todos progresen y tengan una destacada carrera profesional en nuestra Firma. Nuestra misión es fomentar un ambiente donde todos, con independencia a la etnia, cultura, género, orientación sexual, identidad y expresión de género, religión, edad, discapacidad, y estado civil, puedan tener éxito profesionalmente y contribuir plenamente a los objetivos de la Firma. Creemos que la diversidad dentro de la empresa nos hace más fuertes, y que un lugar de trabajo inclusivo permitirá a nuestros empleados a alcanzar su máximo potencial. Celebramos las diferencias, y esperamos de todos nuestros empleados que creen y mantengan una cultura abierta y de apoyo para todos.

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